湖南师范大学附属中学公文处理细则

第一章  总则

第一条  为进一步推进学校公文处理工作的科学化、制度化、规范化，根据上级有关要求，结合学校实际，制定本细则。

第二条  学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布学校规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  党委办公室、校办公室分别负责学校党委、行政公文处理工作，并对其他处室、中心的公文处理工作进行业务指导。

第六条  公文必须由党委办公室、校办公室及各处室、中心兼职文秘人员统一进行收发、登记、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等处理工作。通过会议等途径发出或收到的公文，应当及时交党委办公室、校办公室或各处室、中心兼职文秘人员登记处理。

第二章  公文种类

第七条  学校公文种类主要有：

（一）“决定”适用于对学校重要事项作出决策和部署，奖惩有关处室、中心及人员，变更或者撤销处室、中心不适当的决定事项。

（二）“令”适用于公布学校行政规章、宣布施行重大强制性措施。

（三）“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）“通知”适用于发布、传达要求下级和有关处室、中心周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）“通报”适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）“报告”适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（八）“请示”适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）“批复”适用于答复下级处室、中心请示事项。

（十）“函”适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）“纪要”适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第八条  学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。学校涉密公文应当根据涉密程度和所授定密权限，分别标注“机密”“秘密”和保密期限。标注了密级但未标注保密期限的公文，按国家有关规定办理。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。

（四）发文单位标志。由“中共湖南师范大学附属中学委员会”“湖南师范大学附属中学”加“文件”二字组成。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。学校党委发文字号由学校党委办公室统一编制，学校行政发文字号由学校办公室统一编制。

（六）签发人。学校公文由学校主要领导签发。上行文应当标注签发人姓名。

（七）标题。一般由公文主题和文种组成。上行文应标注学校全称。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或同类型单位统称，并按规范排序。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。一般用3号仿宋字体，结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。

（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。印发、报送、转发等主体材料一般不作为附件。

（十一）发文单位署名。署学校全称。

（十二）成文日期。署会议通过或者学校主要负责人签发的日期。成文日期应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。

（十三）印章。公文中有学校署名的，应当加盖学校印章。印发校内的公文一般不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示件应当在附注处标明联系人姓名和电话，联系人一般为办文单位负责人。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件一般应当在版记之前另面编排，与正文一起装订。

（十六）抄送单位。除主送单位以外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。学校公文的印发单位为学校党委办公室或校办公室，印发日期为公文的送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。公文的正文与附件一起装订时，页码应当连续标注。

第九条  公文的版式按照《党政机关公文格式》（国家标准GB/T9704-2012）有关规定执行。

第十条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家有关标准和规定执行。

第十一条  公文用纸幅面采用国际标准A4型，一律左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十二条  行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，严格控制公文数量。

凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文仍然适用的；就某项工作已作出安排部署，校内相关处室、中心已明确任务的；对工作表态没有实质性内容，可发可不发的；某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或者办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的；使用电话沟通、校园网通知等其他手段可办理的。

第十三条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级单位，并在文中写明越级的理由。

第十四条  学校根据隶属关系和职权范围确定行文关系，可以向上级单位、同级或不相隶属单位和下属单位行文。

（一）向上级单位行文，一般用请示、报告、意见等文种，应当遵循以下原则：

1.原则上主送一个上级单位。根据需要，可同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

2.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

3.除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

4.拟请上级单位领导出席有关活动并讲话时，一般应提前7个工作日，在报送请示的同时应附上活动方案、重要来宾名单及讲话代拟稿。

（二）向同级或不相隶属单位行文，一般用函、意见、通告、通知等文种。

（三）向下属单位行文，一般用令、通告、通知、通报、意见、决定、批复等文种。

第五章  公文起草

第十五条  起草公文应做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）倡导“短实新”文风。内容简洁，主题突出，观点鲜明，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，文种正确，格式规范。

（四）严格控制公文篇幅。公文正文一般控制在3000字以内。报送上级单位的请示、报告，正文一般不超过1500字。

（五）人名、地名、数字、时间、计量单位、引文等要准确规范。引用公文应当将标题、发文字号等标注完整。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。“经会议批准”应附相关会议纪要或记录。

第十六条  起草公文时，重要规范性公文和涉及师生权益的，应先送学校法律顾问进行合法性审查。涉及重要敏感事项，容易引发问题的，应当进行风险评估。

第六章  公文审核

第十七条  公文文稿在签发前，须经学校党委办公室或校办公室负责人审核。审核重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）公文格式和行文规范是否符合规定。

（三）内容是否符合国家法律法规及有关规定；发文意图是否完整准确体现；同现行有关公文是否相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（四）涉及校内其他处室、中心或外单位职权范围内的事项是否履行了会签手续。

（五）合法性审查和风险评估是否符合规定等。

第十八条  经审核认定不宜发文的文稿，应当退回拟稿处室、中心并说明理由；符合发文要求但内容需作进一步研究和修改的，由拟稿处室、中心修改后重新报送。

第七章  公文签发

第十九条  党政重要公文、一般公文均由校党政正职签发。

第二十条  签发人签发公文，应签署明确意见。签发纸质文稿时，应签署姓名和时间，只签署姓名则视为同意。签发纸质文稿应用钢笔或签字笔，不能用红色墨水笔、圆珠笔、铅笔。

第八章  公文印发

第二十一条  公文经领导签发后，由学校党委办公室、校办公室统一进行登记并编写文号。

第二十二条  在正式印制公文前，学校党委办公室、校办公室文秘人员应对公文的内容进行校对，对公文格式、内容、附件材料、审批手续等进行复核。经复核后还需对文稿进行实质性修改的公文，应按程序复审。

第二十三条  公文印制完毕，学校党委办公室、校办公室应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后再进行分发。公文的上报与下发由学校党委办公室、校办公室负责。

第二十四条  公文印发要保证时效性并厉行勤俭节约。学校所有下发的非涉密公文原则上下发PDF电子版。除印制少量公文存档外，不再印发纸质公文。

第二十五条  涉密公文应当在涉密计算机打印。上报的涉密公文应当通过机要交通传递。下发的涉密公文，应当由学校党委办公室、校办公室按规定另行登记、下发，并按保密规定及时回收处理。

第九章  收文处理

第二十六条  收文处理包括公文的签收、登记、拟办、批办（传阅）、承办、催办等程序。

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。如发现问题，应立即向来文单位查询并记录查询情况，采取相应措施。

（二）登记。将公文的标题、密级、来文字号、来文机关、收文日期、收文编号、份数、上报日期等在收文登记簿上逐项填写清楚，并视情况记载办理要求。紧急公文应当明确办理时限。

（三）拟办。学校党委办公室、校办公室负责人对收到的公文及时提出拟办意见，主要采取以下两种方式进行处理：

1.对需要办理具体事项的公文，请学校主要领导批示、主管校领导阅示后交承办单位办理。

2.对需要两个以上处室、中心共同办理的公文，应当明确主办部门。

（四）批办（传阅）。根据拟办意见，将公文送校领导阅知或者批示。公文不能在领导和单位之间自行传递，要随时掌握公文去向并做好记录，避免漏传、误传或延误。送领导阅批的公文，要当天送阅，当天收回。送相关处室、中心负责人阅办的公文必须交由处室、中心负责人本人签收。

（五）承办。承办处室、中心收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本处室、中心职权范围或者不宜由本处室、中心承办的，应当及时将公文退回交办部门并说明理由。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办处室、中心按期办结，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第十章  公文管理

第二十七条  公文处理完毕后，由学校党委办公室、校办公室根据档案管理的有关规定及时整理立卷，年底统一送学校档案室归档，个人不得保存应当归档的公文。

第二十八条  对与上位法或者国家有关规定相抵触，不符合学校章程和改革发展要求，或者相互之间不协调的内部规范性文件和管理制度，要及时修改或者废止。

第十一章  附则

第二十九条  公文处理实行责任追究制度。存在未履行审核把关职责或者审核把关不严的；未按规定时限办理，或者违反公文处理程序的；未按规定进行风险评估或者合法性审查的；涉密文件未进行定密审核的；未履行会签手续，或者会签处室、中心存在不同意见未说明情况等情形并造成不良后果的，须责令补救改正，视情况予以通报，情节严重的，按有关规定予以问责。

第三十条  本细则由学校党委办公室、校办公室负责解释。

第三十一条  本细则自公布之日起施行。