湖南师范大学附属中学档案管理暂行办法
湖南师范大学附属中学档案管理暂行办法
第一章 总则
第一条 为了进一步加强学校的档案管理工作，有效地保护和利用档案，为学校建设和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《湖南省档案管理条例》及《湖南师范大学档案管理办法》等法律法规，结合学校档案工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所指档案是湖南师范大学附属中学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项工作中直接形成的具有现实查考使用价值和历史研究价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录。
第三条 档案工作是学校办学的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，是学校整体发展规划的一部分，必须加强对档案工作的领导和管理。
第二章 领导体制、机构和人员
第四条 湖南师范大学附属中学档案工作在校长统一领导下进行，由校办主任分管，各处室等立卷部门必须有一名负责人分工主管本部门的档案工作，并确定适当的兼职档案人员负责本部门档案收集、整理和移交工作；学校综合档案室负责全校档案的组卷、立档、管理和归档工作的指导与监督。
第五条 综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门，对学校各部门的档案工作实行监督和指导；又是集中统一永久保管和提供利用本校各门类档案的业务机构。
第六条 综合档案室的基本任务：
1.贯彻执行党和国家关于档案工作的法律法规、政策和规定，制订本校档案工作规章制度和规划，并认真执行；
2.指导、监督各部门做好各类文件材料的立卷归档工作；
3.集中统一管理本校各类档案及有关资料，维护档案的完整与安全；
4.编制必要的档案检索工具，积极开展档案利用与开发工作，为学校各项工作服务；
5.定期组织有关人员对已超过保管期限的档案资料进行鉴定，提出存毁意见，并做好相关档案的移交工作；
6.做好档案统计工作，及时上报统计结果；
7.完成上级部门和学校领导交办的任务。
第七条 档案工作人员必须遵守国家宪法、法律法规，认真执行党和国家的路线方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具有大专以上文化程度，具备档案业务知识、微机管理知识和一定的科学文化知识。
第八条 学校根据上级规定和本校规模与室藏数量，配备适量的专职档案工作人员。
第九条 各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活。档案管理员应保持相对稳定，一般不要轻易调离档案部门或档案岗位。
第三章 经费、库房和设备
第十条 学校档案工作所需经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各部门应对用于本部门归档文件所需的档案装具等设备，在经费中给予支持。
第十一条 学校必须为综合档案室配置适宜保管档案的档案库房，并要充分考虑学校的发展规模，逐步做到档案工作办公、阅览、库房三分开。存放声像、磁盘等特殊载体档案，应设有专门库房并配备恒温、恒湿设备。档案库房建设要符合《档案室建筑设计规范》的要求。
第十二条 学校应有计划地为综合档案室配置复印、录音、照相、录像、电脑、扫描、刻录、空调、温湿度自控系统等设备，逐步实现档案管理现代化。
第四章 文件材料的归档、移交和接收
第十三条 学校建立和完善文件材料归档制度，并将归档工作纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的工作和活动都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。
第十四条 严格实行档案工作的“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作，便于与学校其他工作同步发展。
第十五条 学校对重大科研成果、重要基建项目、产品规划与试制、高精密仪器设备开箱等进行鉴定、验收时，必须将应归档的文件材料移交档案部门审查、签署意见。没有移交完整、准确、系统的文件材料的项目，不予上报成果，不予评奖，不予验收。
第十六条 学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷后移交档案室集中管理，在规定时间内向综合档案室移交。
第十七条 凡是在学校各项工作活动中形成的具有保存、查考、利用价值的各门类与载体的文件材料，均属归档范围。具体归档范围如下：
1.党政管理类，主要包括党委（总支、支部）、工会、民主党派等组织形成的文件材料及校办公室、教育督导与评价处、科研与教师发展处、人力资源管理中心、后勤服务和安全保卫中心、教育集团办公室、校友会等部门在职能活动中形成的综合管理文件。
2.教育教学类，主要包括反映德育教育、体育美育、教学管理、学籍管理、教学实践、教学研究等方面的文件材料；
3.学籍类，主要包括在校学生学籍登记表；
4.科研类，主要包括反映在科学研究管理和科研项目（课题）活动的文件材料。按照国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行；
5.基本建设类，主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件（图纸）材料以及学校房屋、地产的重要文件资料；
6.仪器设备类，主要包括仪器设备管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改选、申请报废等各个环节中形成的文件材料；
7.财会类，主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告、会计清册等文件材料；
8.干部人事类，主要包括教职员工在思想、工作、学习和生活等活动中形成的文件材料，按照中央办公厅2018年印发的《干部人事档案工作条例》进行管理；
9.音像、电子类，主要包括学校在教学、社会活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音录像带、磁盘、影视胶片、光盘等；
10.实物类，主要指本校及教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。
第十八条 归档时间应按以下要求：
1.党政管理类能按年度归档的文件材料，应在次年6月底前归档（自然年度是指本年1月1日到12月31日）；
2.教育教学部门的教育教学综合管理文件能按年度归档的文件材料，于次年6月底前归档，其他能按学年度归档的文件材料，在次学年的10月底前归档（教学年度是指本年的9月1日到次年的8月31日）；
3.科研管理性文件材料在次年6月底前归档，研究课题在鉴定验收或结题后两个月内归档，暂不申报或中断、停止的研究课题在课题结束或中断、停止后两个月内归档；
4.基建管理性文件材料在次年6月底前归档，基建项目在验收后两个月内归档；
6.设备管理性文件材料在次年6月底前归档，其他材料在开箱验收后两个月内归档；
7.财会管理性文件材料在次年6月底前归档，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由财务部门保管一年，期满后的次年6月底前向综合档案室移交归档；
8.干部人事类的文件材料在文件材料产生或办结后随时整理归档；
9.照片、音像制品、实物和电子档案，随时整理归档。
第十九条 归档的文件材料必须质地优良、字迹清楚、书写工整、声像清晰、签章完备，制成材料和字迹材料、整理质量都要符合有关规范和标准要求，特别注意禁用铅笔、圆珠笔、彩色笔和复写纸等不规范的书写材料。
第二十条 学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定移交至综合档案室集中管理，任何个人不得据为已有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，综合档案室可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向综合档案室捐献档案的，学校应予以奖励。
第二十一条 校属各归档部门整理好案卷，编制档案移交清单，综合档案室检查合格后，双方履行签字盖章手续，办理移交，双方各执一份保存备查。
第五章 档案管理与利用
第二十二条 学校需建立健全档案管理规章制度，包括归档、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度，各类文件材料（包括文书、教学、科研、财会、基建、设备、产品、声像、荣誉等）的归档范围和保管期限表。
第二十三条 学校档案部门对接收和收集的档案要进行科学分类、编号和排列，编制必要的检索工具。
第二十四条 学校档案部门要对档案的收进和移出情况、档案数量、档案利用等情况进行统计，并按有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
第二十五条 学校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。成立由档案部门和业务部门有关人员参加的鉴定小组，提出鉴定意见，对失去保存价值的档案进行登记造册，报领导审批、并经有关业务管理部门同意后，在指定地点由有关人员监销，监销人在销毁清册上签字。未经领导批准，不得销毁任何档案。
第二十六条 学校档案工作人员负责档案库房管理工作。要搞好档案防护，确保档案安全。对所存档案资料定期进行检查。遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。
第二十七条 学校档案室所保存的档案主要供本校利用，档案工作人员要做好保密工作。其他单位或个人需查阅时，应持单位介绍信，经学校主管领导批准，方可查阅。如需利用的档案涉及重要国家机密可按照《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，须经档案主管领导同意，必要时报校领导审批。对于重要的、珍贵的尤其是孤本档案和资料，一般不提供原件使用，如特殊需要，须经主管领导同意。
第二十八条 学校综合档案室应通过举办展览、陈列、提供目录等多种形式，积极开展档案宣传；配合学校中心工作，有计划地开发档案信息资源，开展档案编研工作。
第六章 奖励与处罚
第二十九条 学校应建立健全档案工作检查考核和评估制度，对工作优秀、成绩突出的档案工作人员和有关人员给予表彰奖励。
第三十条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，由学校或报请上级档案行政管理部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚；构成犯罪的，报请司法机关依法追究刑事责任。
第七章 附则
第三十一条 本办法由综合档案室负责解释。
第三十二条 本办法自发布之日起施行。
